Der langweilige Papierkram ist eines der notwendigen Übel eines freiberuflichen Designers.
Es gibt einfach keinen Weg daran vorbei, wenn Sie Zahlungen von Kunden nachverfolgen und verwalten möchten, müssen Sie ein Rechnungssystem einrichten. Es sind nicht nur schlechte Nachrichten; Der Spaß daran ist, dass Sie tatsächlich eine benutzerdefinierte Rechnung erstellen können.
Heute gehen wir durch den Entwurf einer Rechnung von Grund auf. Ich werde so ausführlich wie möglich sein und alles, was Sie wissen müssen, von den absoluten Grundlagen bis hin zu erweiterten Funktionen und sogar ein wenig Designtheorie einschließen.
Die Grundlagen
Beginnen wir mit der bloßen Struktur. Zunächst sollte Ihre Rechnung auf ein normales Blatt Papier (8,5 "x 11" oder umgekehrt) passen, damit der Kunde sie problemlos drucken kann. Die Chancen stehen gut, dass sie digital bleiben, aber aus Bequemlichkeitsgründen sollten Sie sich am besten an das Standardbriefformat halten.
Als nächstes sollte es Ihren Namen (oder Firmennamen) und grundlegende Kontaktinformationen enthalten. Sie sollten gründlich sein und Ihre physische Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und andere relevante Informationen angeben. Wenn Sie keinen Grund haben, diese Informationen vor einem Kunden zu verbergen, sollten sie alle für Buchhaltungs- und Aufzeichnungszwecke zur Verfügung stehen (zu ihrem Nutzen, nicht zu Ihrem Vorteil).
Sie möchten auch das Rechnungsdatum sowie eine Rechnungsnummer angeben. Es ist nicht erforderlich, eine Rechnungsnummer zu erstellen, aber es ist sowohl für Ihr eigenes als auch für das Dateisystem Ihres Kunden hilfreich. Wie Sie ein Rechnungsnummerierungssystem erstellen, liegt ganz bei Ihnen. Es kann sich einfach um das auf Zahlen reduzierte Datum oder um eine einfache laufende Zählung (001, 002, 003 - 110, 111, 112) der Anzahl der Rechnungen handeln, die Sie in diesem Jahr gesendet haben.
Vermitteln Sie Ihre Marke und Ihren Stil
Da Sie eigentlich Designer sind, sollten Sie Ihre Rechnung selbstverständlich so gestalten, dass sie zu Ihrer persönlichen oder Unternehmensmarke passt. Das primäre Ziel ist es, es funktional zu machen, aber ein wichtiges sekundäres Ziel ist, es attraktiv zu machen.
Wie Sie Ihre Marke einsetzen, liegt ganz bei Ihnen. Ich schlage vor, sich von etwas inspirieren zu lassen, das Sie bereits erstellt haben, beispielsweise eine Website, einen Briefkopf oder eine Visitenkarte. Ich habe die Design Shack-Website als Ausgangspunkt für die Farbinspiration und die Auswahl der Schriftarten verwendet und folgende Kopfzeile gefunden:
Es ist einfach, aber es erledigt die Arbeit und vermittelt auf jeden Fall den klassischen, alten Stil unserer Website. Um noch ein bisschen mehr Flair hinzuzufügen, warf ich einen Wirbelvektor in die rechte untere Ecke. Es ist funktionell überflüssig, fügt dem Endprodukt jedoch ein bisschen Spaß hinzu, ohne zu sehr vom Hauptinhalt abzulenken. Beachten Sie, dass ich die Transparenz um einiges reduziert habe, damit sie nicht so sehr hervorsticht.
Lesbares Raster
Als Nächstes benötigen Sie einen Bereich, um herauszufinden, wofür Sie den Kunden in Rechnung stellen. Selbst wenn Sie nur ein Projekt abrechnen, teilen Sie Ihre Zeit in Abschnitte auf, damit Ihr Kunde klar sehen kann, für was Sie bezahlt werden. Manchmal bewirkt eine einzelne Artikelnummer mit einer Summe einen empörten Anruf von einem Kunden, der wissen möchte, warum er Sie so viel bezahlt. Die Summe wird viel eher angenommen, wenn Sie deutlich machen, wie viel Arbeit Sie geleistet haben.
Das Ziel ist hier eine klare, lesbare Information. Ich empfehle die Verwendung von Zebra-Streifen oder eines sichtbaren Gitters, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Weitere Anregungen zu lesbaren Gittern finden Sie in unserem Beitrag zum Erstellen fantastischer Tabellen.
Machen Sie Platz für detaillierte Beschreibungen
Oft ist die oben genannte Netzlösung ein Schritt in die richtige Richtung, reicht aber nicht aus. Einige Designer und / oder Kunden bevorzugen eine detaillierte Beschreibung jeder Werbebuchung. Bauen Sie in diesen Fällen einfach eine Reihe zwischen den einzelnen Elementen mit einer zusätzlichen Höhe ein. Im folgenden Beispiel habe ich mich für die Zebra-Striping-Methode entschieden und die Beschreibungskopie eingerückt, um den Kontrast zwischen den beiden zu erhalten.
Beachten Sie, dass ich auch eine große, fette Summe hinzugefügt habe. Diese Zahl wird wahrscheinlich die wichtigste Information sowohl für den Absender als auch für den Empfänger der Rechnung sein. Daher ist es sinnlos, es zu verstecken. Machen Sie es hervor, damit der Leser es auf einen Blick erfassen kann.
Zahlungsfrist
Dieser ist wichtig. Einige sehen eine Zahlungsfrist auf einer Designrechnung als anmaßend oder unhöflich an, aber ich halte es für notwendig, wenn Sie einen Kunden in Rechnung stellen, mit dem Sie in der Vergangenheit nicht viel gearbeitet haben. Sie sind ein Profi und Sie sollten nicht zulassen, dass sich jemand anders behandelt. Wenn Sie die Arbeit zufriedenstellend erledigt haben, verdienen Sie die Einhaltung eines bestimmten Zahlungstermins. In den meisten Fällen wird dem Designer eine Frist für das Kunstwerk eingeräumt, und es ist daher völlig vernünftig, dem Auftraggeber eine Zahlungsfrist zu geben. Stellen Sie nur sicher, dass dies für sie keine Überraschung ist. Sie sollten eine Standardrichtlinie festlegen, z. B. alle Zahlungen, die innerhalb einer Woche ab Rechnungsdatum fällig werden. und diese Informationen dem Kunden vor Beginn der Arbeiten vorlegen.
Ich habe wieder ein einfaches Designelement gewählt, es aber mutig genug gemacht, um aufzufallen. Sie möchten nicht, dass es sich zu sehr anpasst und jemandem eine gute Ausrede gibt, um zu sagen, dass er es nicht gesehen hat.
Machen Sie die Zahlungsbedingungen klar
Neben dem Fälligkeitsdatum Ihrer Zahlung sollten Sie Ihre spezifischen Anforderungen bezüglich der Zahlung angeben. Dazu gehören alle allgemeinen Texte zur Bestätigung des Fälligkeitsdatums, Ihre bevorzugten und akzeptierten Zahlungsarten, Ihre Richtlinien für ausstehende Schecks usw.
Was Sie hier einstellen, liegt ganz bei Ihnen. Sie möchten kurz, aber gründlich genug sein, um sicherzustellen, dass Sie bei einem Streit oder einer unerwünschten Situation abgedeckt sind. Wenn Sie mit immer mehr Kunden zu tun haben, sollten Sie diesen Abschnitt überarbeiten, um den Szenarien zu entsprechen, mit denen Sie häufig konfrontiert sind.
Ich habe auch eine freundliche, informelle Abmeldungsfläche hinzugefügt. Dies ist ein großartiger Ort für Notizen zu bestimmten Jobs usw.Rechnungen können etwas kalt und informell sein. Scheuen Sie sich nicht, etwas persönliche Freundlichkeit zu erzeugen.
Fertiggestelltes Design
Das ist alles dazu. Sie haben zweifellos ein paar benutzerdefinierte Informationsbereiche, die jedoch nur Ihre typische Designrechnung abdecken. Schauen Sie sich das fertige Produkt unten an.
Eine kleine Designtheorie
Ich habe das Rechnungsdesign sehr bewusst strukturiert, um den Leser zu beeinflussen. Es gibt drei Hauptinformationen, die der Kunde wissen soll: Von wem sie stammen, wann sie fällig sind und wie viel dafür aufgewendet wird. Alles andere ist sicherlich noch wichtig, aber letztlich sekundär zu diesen Schlüsselinformationen. Unten sehen Sie die Konsistenz des Designs, mit der ich eine visuelle Hierarchie erstellt habe.
Für die wichtigen Elemente habe ich eine konsistente Farbe verwendet, die einen schönen Kontrast zum Hintergrund bildet, und diese Elemente vergrößert / hervorgehoben, sodass sie sich von allen anderen Elementen auf der Seite abheben. Auf diese Weise nimmt der Leser diese drei Informationen auf, selbst wenn er die Seite nur eine Minute lang überfliegt. Schauen Sie sich das fertige Design oben an, ohne absichtlich etwas zu lesen. Beachten Sie, dass Ihre Augen instinktiv von den Elementen mit dem größten Kontrast angezogen werden, auch wenn Ihre Augen auf die Seite blicken.
Zugänglichkeit
Eine letzte Anmerkung zum Design. Beachten Sie, dass es für das Drucken über die zuvor genannten Größenanforderungen hinaus optimiert ist. Wenn Sie diese Rechnung auf einem einfachen Schwarzweiß-Laserdrucker ausdrucken, sollte sie gut aussehen. Alle Informationen behalten ihre Lesbarkeit und die visuelle Hierarchie wird nicht beeinträchtigt. Da es keine dunklen Füllungen gibt, die größer als das Kopfzeilenlogo sind, sollte nur eine minimale Tonermenge verwendet werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Dateigröße und das Format. Sie sollten es in einem Format speichern, das weithin akzeptiert wird, wie .pdf oder .doc, und darauf achten, dass es höchstens einige hundert KB beträgt (je kleiner, desto besser). Dadurch wird sichergestellt, dass die Datei nicht von wählerischen E-Mail-Servern blockiert wird und von Personen mit einer weniger als hervorragenden Internetverbindung problemlos empfangen werden kann.
Diese können wie unbedeutende Details erscheinen, aber das kleine Zeug spielt eine große Rolle in der Wahrnehmung des Dokuments durch andere. Eine gute Rechnung ist eine, die Sie nicht zum technischen Support für alle macht, die versuchen, sie zu erhalten.
Weitere Feature-Ideen
Um unsere Diskussion der nützlichen Funktionen noch zu vervollständigen, möchten wir Ihnen hier einige weitere Informationen geben:
- Automatische Summen: Erstellen Sie Ihre Rechnung in Excel oder Zahlen und legen Sie Formeln fest, um alle lästigen Berechnungen für Sie auszuführen!
- Interaktives PDF: Mit einem PDF-Dokument können Sie eine Menge interaktiver gestalten. Es ist jedoch am besten, es auf Funktionen zu beschränken, die von den meisten Lesern verwendet werden können, z.
- PayPal-Integration: Nehmen Sie die Online-Bestellung auf und fügen Sie einen PayPal-Button hinzu, um den Kunden den Anschluss an den Dienst zu erleichtern und Ihnen Geld zu senden.
Rechnungsanwendungen
Sie möchten sich nicht die Mühe machen, Ihre eigenen Rechnungen zu erstellen? Schauen Sie sich diese Artikel über Web-Apps an, mit denen Sie Ihre Arbeit erledigen können.
- Sechs Revisionen: 20 Rechnungsstellungstools für Webdesigner
- 1st Web Designer: 5 kostenlose Tools für Ihre Rechnungsstellung
- Tripwire Magazine: 30+ Freelancer-Tools für Kostenverfolgung, Rechnungsstellung und Rechnungsstellung
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Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine gut durchdachte Rechnung sich auf drei Hauptaspekte konzentriert: Wer ist es, wann es fällig ist und wie viel es kostet. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Arbeit auflisten und ausführliche Beschreibungen geben, um Verwirrung zu vermeiden. Geben Sie schließlich Ihrer eigenen Persönlichkeit ein wenig ab, ohne zu sehr vom Primärinhalt abzulenken.
Nun, da Sie meinen Versuch einer anständigen Rechnung gesehen haben, lassen Sie uns wissen, was Sie tun würden, um es noch besser zu machen. Besser noch, fügen Sie einen Link zu Ihrer eigenen Rechnung hinzu und teilen Sie uns die wichtigsten Funktionen mit.
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