Als Designer oder Entwickler ist Papierkram wahrscheinlich ein notwendiges Übel und nicht etwas, das Sie besonders mögen. Aufgaben wie das Erstellen und Verwalten von Kundenangeboten und das Senden von Rechnungen können ärgerlich oder sogar einschüchternd sein.
Glücklicherweise ist QuoteRobot hier, um den Prozess für Sie zu rationalisieren. Wir haben uns diese großartige App angesehen, als sie zum ersten Mal auf den Markt kam, aber jetzt wurde sie für Version zwei komplett überarbeitet. Es ist also höchste Zeit, dass wir einen weiteren Blick haben!
Kontoeinrichtung
In diesem Artikel werde ich Ihnen eine erstklassige Tour durch QuoteRobot geben. Wir fangen ganz am Anfang mit der Kontoeinrichtung an und gehen bis zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen.
Der erste Schritt in diesem Prozess ist offensichtlich das Erstellen eines Kontos. Das ist ziemlich einfach. Sie benötigen keine Kreditkarte, um sich anzumelden (es gibt eine 30-tägige kostenlose Testversion), nur Name, Ort und Stundensatz, die später geändert werden können.
Bei der Anmeldung haben Sie die Möglichkeit, Daten (einschließlich Kunden) von Harvest oder FreshBooks zu importieren. Wenn Sie bereits einen gesunden Teil der Zeit in einem dieser Systeme installiert haben, ist dies eine großartige Funktion, die den Startprozess wirklich rationalisiert.
Wir sind alle mit dem Anmeldeprozess fertig, aber bevor wir fortfahren, erhalten wir einen Share-Link, der uns monatelang kostenlose Nutzung bringt. Wenn Sie diesen Dienst abonnieren, ist es toll, ab und zu einen Monat kostenlos zu erhalten, wenn sich ein Freund anmeldet.
Angebot erstellen
Das Einrichten des Kontos war einfach, aber jetzt ist es an der Zeit, den Prozess für die Erstellung von Angeboten wirklich genau zu untersuchen. Spoiler-Alarm: Es ist ungefähr so einfach wie der letzte Schritt. QuoteRobot macht alles so einfach wie das Ausfüllen einiger Webformulare. Bevor Sie es wissen, haben Sie großartig aussehende Zitate und Rechnungen, die Sie an Kunden senden können. Lass uns anfangen.
Schritt 1. Einen Client hinzufügen
Der erste Schritt zum Erstellen eines Angebots besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über einen Kunden verfügen. Das Hinzufügen ist einfach. Gehen Sie einfach zu "Kunden". in der Seitenleiste und geben Sie einige grundlegende Informationen ein. Es sind nur vier Felder erforderlich, um einen Client zu erstellen, sodass Sie in kürzester Zeit einsatzbereit sind.
Schritt 2. Wählen Sie einen Kunden aus
Jetzt, da wir einen Kunden haben, mit dem Sie arbeiten können, wechseln Sie zurück zur Registerkarte "Angebot" und wählen Sie diesen Kunden aus dem Dropdown-Menü aus. Drücken Sie von hier aus den? Next Step? Taste.
Schritt 3. Seiten hinzufügen
Auf der rechten Seite des Bildschirms sollte ein Menü mit möglichen Seiten angezeigt werden. Dies sind die einzelnen Teile, aus denen ein Angebot besteht, und wir können sie mit einem Klick nach Belieben hinzufügen. Ich gehe jeden durch, damit Sie sehen können, was sie tun.
Schritt 4. Titelblatt
Für die Titelseite müssen Sie lediglich einen Projekttitel einfügen. Der Rest des Seitenentwurfs und der Inhalt werden automatisch übernommen. Wenn Ihnen der automatisch eingefügte Text nicht gefällt, können Sie ihn in Ihren Einstellungen anpassen.
Schritt 5 Textseite
Die nächste verfügbare Seite ist eine einfache Textseite. Sie können dies für alles verwenden, was Sie möchten, aber normalerweise werden Sie Dinge wie Projektbeschreibung, Geltungsbereich und Vertragsbedingungen angeben.
Wie Sie im obigen Bild sehen können, werden alle Ihre Seiten als Module angezeigt, die in einer schönen vertikalen Liste angezeigt werden. Das Erstellen und Bearbeiten von Kundenangeboten ist so einfach wie das Blättern und Ausfüllen der Formulare. Es ist wirklich nie komplizierter.
Schritt 6 Zeitleiste
Als nächstes ist die Zeitleiste des Projekts. Dies ist mein Lieblingsmerkmal von QuoteRobot, da ich damit wahrscheinlich am meisten Zeit alleine aufbauen würde. Hier geben Sie Ihre Timeline-Länge ein und legen dann Meilensteine und optionale Zahlungspunkte fest.
Schritt 7 Zitat
Auf dieser Seite werden die einzelnen Teile des Projekts aufgeschlüsselt, wie lange sie dauern und wie viel sie kosten. Designer wissen es zu meckern, effektiv zu kommunizieren, wie groß und kostspielig die Projekte sind, bevor die Arbeit beginnt. Dieses einfache Tool hilft Ihnen, Ihren Kunden genau das zu vermitteln, was sie im Vorfeld wissen müssen.
Dies schützt Sie und Ihren Kunden. Später, wenn es Zeit für einen Check ist, kann der Kunde nicht sagen, dass er nicht verstanden hat, worum es ging oder was er kosten würde. Hier ist alles angelegt und die Arbeit beginnt erst, wenn sie auf die Schaltfläche "Genehmigen" klicken. Taste.
Schritt 8 Vorschau & Download
Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Seiten und dem Ausfüllen der Formulare fertig sind, können Sie Ihr fertiges Angebot anzeigen, herunterladen und / oder senden. Wenn Sie auf die kleine Augenknopf-Schaltfläche oben auf dem Bildschirm klicken, wird die endgültige Vorschau Ihres gesamten mehrseitigen Angebots angezeigt.
Herunterladen: Klicken Sie hier, um ein Musterangebot herunterzuladen.
Wie Sie sehen, wurden die Informationen, die Sie in die Formulare einfügen, automatisch in einem schönen Layout formatiert. Auf diese Weise verbringen Sie Ihre Zeit nur damit, die Details richtig zu machen, anstatt einen ganzen Tag damit zu verschwenden, etwas zu schaffen, das präsentabel wirkt.
Wenn Sie den fertigen, von mir erstellten Beispielbericht sehen möchten, können Sie die PDF-Datei herunterladen, indem Sie auf den Link oben klicken.
Schritt 9 Zustimmung des Kunden
Wenn Ihr fertiges Angebot Ihnen gefällt, ist es an der Zeit, es an den Kunden zu senden. Klicken Sie einfach auf "Senden". und Ihr Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link, um das Angebot online anzuzeigen und ein PDF herunterzuladen.
Wie Sie sehen, werden dem Kunden zwei Optionen als Antwort auf das Angebot gegeben: Genehmigen oder Ablehnen. Dies stellt wiederum doppelt sicher, dass Sie erst mit der Arbeit beginnen, wenn Ihre Kunden Ihnen die Daumen für Projektdetails und -kosten gegeben haben.
Schritt 10 Fakturierung
QuoteRobot lässt Sie nicht nach dem Zitat driften. Es sieht alles durch und bietet auch Rechnungsfunktionen. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, müssen Sie nur auf die Registerkarte Rechnung klicken, ein Angebot auswählen und es wird automatisch in eine Rechnung umgewandelt, die an den Kunden gesendet wird.
Wie ist das?
Ich habe QuoteRobot wirklich geliebt, als wir uns das letzte Mal angesehen haben, und seitdem ist es viel besser geworden. Für den Anfang hat sich das UI-Design der gesamten App erheblich verbessert. Ich liebe es, wie glatt das Ganze aussieht. Es ist auch sehr einfach, sich zurechtzufinden.
Ein optimierter Workflow
Die vorherige Version hatte eine Art Drag-and-Drop-Oberfläche zum Erstellen Ihrer Angebote. Das war schön, aber es war mehr Arbeit und ehrlich gesagt, viele dieser Arbeiten waren überflüssig. Diese neue Version hat alle nicht benötigten Komponenten entfernt, sodass Sie die Angebotserstellung in wenigen Minuten durchgehen können.
Ich schätze die Initiative, die darin besteht, diese App vollständig zu überdenken, als noch besser, selbst wenn es oberflächlich schien, als würden die Dinge ausgezogen.
$ 10 / Monat wert?
? Es ist an der Zeit, verstreute E-Mail-Kommunikation und Telefonanrufe durch einen Genehmigungsprozess für große Kunden zu ersetzen.?Ich würde sagen, dass die Funktionalität der App den Preis verdient. Es ist nicht nur ein Assistent für die Erstellung von Dokumenten, sondern ein komplettes Angebots- und Rechnungsverwaltungssystem, mit dem Sie langfristig den Überblick behalten (mit Statistiken und Berichten, um Ihren Erfolg zu verfolgen).
Ob Sie dies brauchen oder nicht, hängt davon ab, wer Sie sind und was Sie tun. Wenn Sie feststellen, dass Sie ein oder zwei Angebote pro Jahr einreichen, ist dies möglicherweise nicht für Sie. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie viel Zeit in Papierform verbrennen, kann QuoteRobot Ihr Leben erheblich vereinfachen.
Ich glaube, es gibt hier einen riesigen Markt für Designer und Entwickler, die an einem Ort sind, an dem sie alleine fliegen und ein Unternehmen am Sitz der Hose führen, ohne dass irgendein offizielles System vorhanden ist, um den Geschäftsaspekt zu verfolgen und zu managen. Wenn Sie dies sind, sollten Sie unbedingt QuoteRobot betrachten.
Es ist an der Zeit, verstreute E-Mail-Kommunikation und Telefonanrufe durch einen Genehmigungsprozess für große Kunden zu ersetzen, und dies ist der einfachste Weg, den ich kenne, damit Sie Ihre Gedanken um das, was dazu gehört, verstehen.
Feedback: Weitere Themen
Insgesamt habe ich eigentlich keine größeren Beschwerden über QuoteRobot. Ich habe es auf Herz und Nieren getestet und es hat sich auf allen Fronten ohne Probleme bewährt. Die eine Sache, über die ich enttäuscht wurde, war das Fehlen einer richtigen Themengalerie. Ich finde es toll, dass ich die Möglichkeit habe, eigene Designs zu erstellen und hochzuladen, aber ich denke, für mindestens $ 10 pro Monat sollte ich mindestens fünf verschiedene vorgefertigte Design-Designs zur Auswahl haben (dies sollte so einfach sein wie ein Klick oder zwei). . Das Standarddesign ist nett genug, dass es mir nichts ausmacht, es zu verwenden, aber da Designer ein großes Ziel für dieses Produkt sind, würden einige Variationen einen großen Weg gehen.
Probieren Sie es aus!
Es gibt Unmengen von Anwendungen für die Rechnungsstellung im Web, aber QuoteRobot ist der einzige, den ich je ausprobiert habe, der Ihnen weit hilft, noch bevor der Rechnungsschritt beginnt. Ich denke, diese App hat ein Hauptziel: es zu machen einfach Vorschläge verwalten. Das gelingt definitiv. Der Prozess ist wunderbar einfach.
Wenn Sie interessiert sind, probieren Sie QuoteRobot mit der kostenlosen Testversion aus. Es dauert nur eine Sekunde und ich glaube wirklich, dass dir gefällt, was du siehst.