Tabellenkalkulationen sind lahm. Es gibt keine zwei Möglichkeiten. Wir Designer hassen Tabellenkalkulationen, weil sie ein leuchtendes Beispiel für langweilige Daten sind, die auf langweilige Weise präsentiert werden.
Unglücklicherweise sind Tabellenkalkulationen ein notwendiges Übel und könnten in der Geschäftswelt sogar als großartiges und unverzichtbares Werkzeug bezeichnet werden. Heute werden wir sehen, wie Sie sowohl die Ästhetik als auch die Lesbarkeit Ihrer Tabellenkalkulation mit ein paar super grundlegenden Konstruktionsprinzipien verbessern können, die buchstäblich jedem folgen können. Lass uns anfangen!
Das Startdokument
Zu Beginn benötigen wir eine aktuelle Tabelle. Hier ist eine mit fast null Formatierung. Es gibt eine Reihe von Daten, die eingeworfen und in Abschnitten angeordnet sind, aber sonst wurde nicht viel getan.
Korrigieren Sie Ihre Ausrichtung
Wie ich in fast allen unseren Design-Diskussionen hervorheben möchte, besteht die Tendenz darin, alle oder viele Spalten wie im obigen Beispiel zu zentrieren. Aus irgendeinem Grund haben wir es in unseren Köpfen, dass eine zentrierte Ausrichtung die Daten leichter lesbar macht.
In der Realität führen zentrierte Datenspalten dazu, dass Ihre Augen einer unregelmäßigen Kante folgen und daher aufgrund der erhöhten Bewegung (subtil, aber vorhanden) länger zum Lesen brauchen.
Um dieses Problem zu lösen, geben wir allen Daten eine starke Ausrichtung nach links. Das mag langweilig erscheinen (ist es nicht das, was wir vermeiden wollen?), Aber vertrauen Sie mir, es macht das Dokument attraktiver und benutzerfreundlicher.
Erstellen Sie klare Kopfzeilen
Unsere Start-Tabelle hat bereits einen wichtigen Schritt bei der Erstellung von Headern gemacht, die sich durch Formatierung der Header in allen Großbuchstaben hervorheben. Dies ist keinesfalls eine Notwendigkeit, aber es hilft ihnen, sich deutlich vom Rest des Inhalts abzugrenzen.
Wir müssen dieses Prinzip jedoch ein wenig weiterführen, damit es wirklich effektiv ist. Wenn Sie sich das Bild oben ansehen, werden Sie feststellen, dass der Text im Wesentlichen immer noch gleich aussieht. Sie wissen wahrscheinlich intuitiv, wie Sie das Problem beheben können, aber stellen Sie sicher, dass jeder Schritt, den Sie beim Entwerfen eines Dokuments unternehmen, mit klarer Logik beabsichtigt ist.
Wie Sie wahrscheinlich schon vermutet haben, wollen wir die Überschriften hervorheben. Dies ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Header die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen.
Denken Sie daran, nicht mit Fettdruck verrückt zu werden. Jetzt, da Sie mutigen Text als Hauptunterscheidungsmerkmal der Überschriften festgelegt haben, führt zu viel anderes zu visueller Verwirrung. Wenn Sie versuchen, alles zu etwas Besonderem zu machen, wird nichts Besonderes sein.
Verwenden Sie Farben für das Gute und nicht das Böse
Farbe hinzuzufügen ist einfach und macht Spaß, oder? Mit etwas Farbe kann man nichts falsch machen! Rate nochmal. Ich habe neulich eine Tabellenkalkulation gesehen, in der Farben ähnlich der unten stehenden verwendet wurden.
Es mag für viele schwierig sein, das zu akzeptieren, aber das ist hässlich. Und ich meine nicht, es ist nur ein bisschen zu beschäftigt, ich meine, es ist unwiederbringlich, dass deine Augen hässlich werden. Wenn am Ende etwas unklar ist, das an die obige Tabelle erinnert, löschen Sie alles und beginnen Sie von vorn, weil Sie versagt haben.
Der Schlüssel zur Verwendung von Farbe in einer Kalkulationstabelle ist die Verwendung von Zurückhaltung. Benimm dich nicht wie ein Kind, das gerade seinen ersten Farbsatz bekommen hat. Überlegen Sie sich stattdessen, wo Farbe die Lesbarkeit des Dokuments wirklich verbessern wird. Denken Sie in unserem Fall daran, dass wir uns auf die Header konzentrieren. Dies ist ein natürlicher Ort, um mit der Farbe zu beginnen.
Sehen Sie, wie sehr die Header jetzt Ihre Aufmerksamkeit erregen? Dieses bisschen Farbe hat die Geschwindigkeit, mit der Sie das Dokument scannen können, erheblich verbessert, da jeder Abschnitt jetzt klar definiert ist.
Zebra-Striping
Zebra-Streifen sind ein weiteres sehr nützliches Werkzeug, das ein Dokument leicht in die falschen Hände ruinieren kann. Der Grund, warum wir es implementieren, ist, dass diese Zahlen auf der rechten Seite nicht leicht mit den Kategorien auf der linken Seite verbunden werden können. Ihre Augen müssen zu viel Leerraum durchqueren und können leicht verloren gehen und sich auf die falsche Zahl einstellen.
Sehen Sie sich an, wie sehr dies durch ein paar einfache Streifen verbessert wird.
Nun ist es viel einfacher, diese entfernten Nummern mit der entsprechenden Kategorie zu verknüpfen. Beachten Sie, wie subtil die Streifen sind. Wenn ich sie dunkler gemacht hätte, hätten sie begonnen, mit den Headern um visuelle Prominenz zu konkurrieren. Ein wenig Kontrast ist auch gut, wenn er an den richtigen Stellen platziert wird. Zu viel Kontrast auf der gesamten Seite kann Ihre Augen verletzen.
Raum zum Atmen
Eine Tendenz, die ich in vielen Tabellenkalkulationen sehe, ist die Formatierung der Zellen, so dass sie gerade groß genug sind, um in den Inhalt zu passen, und nicht um einen Bruchteil eines Zolls größer. Die Logik macht Sinn, Sie versuchen, viele Informationen in einem kleinen Bereich zu stopfen, um Papier zu sparen, Scrollen usw.
Beim Versuch, Platz zu sparen, wird häufig die Attraktivität des Designs beeinträchtigt. Scheuen Sie sich nicht vor einem kleinen Leerraum, sowohl in der Höhe als auch in der Breite. Viele Tabellenkalkulationen bleiben heutzutage rein digital und werden ohnehin nie gedruckt, sodass das Papierargument nicht immer gilt.
Der einzige Unterschied zwischen der obigen Tabelle und der Tabelle besteht darin, dass ich den Zellen etwas mehr Höhe und Breite hinzufügt. Wenn Sie schnell einen Blick auf jeden werfen, können Sie nicht anders, als zu spüren, dass das oberste Blatt etwas schlampig und unprofessionell aussieht, während sich das untere Blatt schön und sauber anfühlt.
Aus der Tabelle ausbrechen
Erinnern Sie sich daran, was ich zu Beginn des Artikels gesagt habe? Tabellenkalkulationen sind langweilig. Trotz all der kleinen Verbesserungen, die wir vorgenommen haben, gibt es immer noch eine langweilige Seite voller Zahlen.
Wenn Sie einen Bericht an Ihren Chef, Ihren Kunden oder Ihren Lehrer übermitteln und eine einfache Kalkulationstabelle übergeben, gibt es außerhalb Ihrer Formatierung (und natürlich Ihrer Arbeit) nicht viel zu beeindrucken. Am besten machen Sie jedoch sofort einen tollen Eindruck, sobald die Person das Dokument sieht. Zurück auf dem College kann ich Ihnen nicht sagen, wie viele meiner Professoren an der Business School geschrieben haben? Sieht erstaunlich aus!? zu einem Bericht, den ich einfach reichte, weil ich einen Schritt weiter ging als alle anderen, die ein einfach aussehendes Dokument eingereicht hatten.
Die beste Methode, die ich gefunden habe, um eine Tabelle zu reparieren, besteht darin, die Tabelle zu beenden. Was ich damit meine, ist die Verwendung von Tabellenkalkulationen als eine schnelle und einfache Möglichkeit zum Formatieren einer ausgefallenen Tabelle und weniger eines Endprodukts. Wenn Sie die Zahlen in einem Arbeitsblatt mit Formeln ständig aktualisieren müssen, müssen Sie das Arbeitsblatt behalten. In den meisten anderen Fällen können Sie Ihr Endprodukt jedoch erheblich verbessern, indem Sie Folgendes tun:
Plötzlich sehen unsere langweiligen Daten fantastisch aus! Der Grund dafür ist, dass wir nicht durch das riesige Gitter endloser Daten überwältigt werden, sondern stattdessen überschaubare Brocken klar getrennter und leicht lesbarer Informationen sehen.
Dieses Dokument sieht so viel besser aus als die ursprüngliche Kalkulationstabelle, dass Ihr Chef Ihnen zweifellos eine Beförderung und eine Erhöhung für Ihre schillernden Gestaltungsfähigkeiten geben würde. Ok, wahrscheinlich nicht. In der Tat kann dies nur dazu führen, dass Sie dauerhaft mit der Aufgabe stecken, die Kalkulationstabellen aller anderen zu reparieren!
Fazit
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass jeder in der professionellen Welt einen gerechten Anteil an lahmen, schwer lesbaren Tabellenkalkulationen hatte. Ab diesem Zeitpunkt ist es Ihre Aufgabe, immer darüber nachzudenken, wie Sie sowohl die Funktionalität als auch die Ästhetik Ihrer Dokumente verbessern können.
Denken Sie daran, Ihre Ausrichtungen zu beobachten, klare Kopfzeilen zu erstellen, die Farbe weise und selektiv einzusetzen. Ziehen Sie in Betracht, dezente Zebrastreifen zu verwenden, und brechen Sie für das Endprodukt immer aus der Tabelle aus (wenn möglich).
Hinterlassen Sie einen Kommentar und lassen Sie uns wissen, mit welchen Tricks Sie Ihre Tabellenkalkulation verbessern. Es gibt noch viele Dinge, die Sie diskutieren und ausprobieren können: Hervorheben wichtiger Zellen, unterschiedliche Schriftarten, Unterscheiden der ersten Spalte und vieles mehr.