Die Benutzer legen oft wenig Wert auf „virtuellen Speicherplatz“, indem sie Dateien nach dem Zufallsprinzip dort speichern, wo sie bequem sind, und sich und ihren Computer später treten lassen, da sie die Datei nicht finden können, wenn sie sie brauchen. Wenn Sie diese Tipps als Ausgangspunkt verwenden, können Sie den Aufwand beim Suchen nach Dateien reduzieren und ein viel organisierteres Dateisystem auf Ihrem Computer einrichten. Dies macht es auch viel einfacher, Ihre Daten zu sichern und zu kopieren, wenn das System neu geladen werden muss.
1. Verwenden Sie "Meine Dokumente".
2. Entwickeln Sie ein Namensschema für die Arten von Dateien, die Sie am häufigsten erstellen, und halten Sie sich daran.
3. Separate laufende und abgeschlossene Arbeit. Verwenden Sie den Ordner "Eigene Dateien" nur für Dateien, an denen Sie gerade arbeiten. Dadurch wird die Anzahl der zu durchsuchenden Dateien und die zu sichernde Datenmenge reduziert. Verschieben Sie die Dateien, an denen Sie nicht mehr arbeiten, jeden Monat in einen anderen Ordner oder Speicherort - vorzugsweise in eine andere Partition oder ein anderes Laufwerk. Sie können sie in einem Ordner auf Ihrem Desktop archivieren (Sie können sogar Archive benennen.) Oder auf ein Sicherungsband oder eine beschreibbare CD verschieben. Der Ordner "Eigene Dateien", den Sie häufig sichern sollten, bleibt relativ klein.
4. Namen kurz halten. Auch wenn Sie in Windows lange Dateinamen verwenden können, müssen Sie dies nicht unbedingt tun. Lange Namen erzeugen unübersichtliche Displays. Kürze fördert die Klarheit. Halten Sie Dateinamen kurz, indem Sie gebräuchliche Abkürzungen wie "MTG" für Besprechungen oder "ACTG" für Abrechnung verwenden. Dies macht die Dateinamen beschreibender.
5. Speichern wie mit. Durch das Beschränken von Ordnern auf einen einzigen Dokumenttyp (oder überwiegend einen Typ) können Sie die Ordnervorlagen in Windows Explorer nutzen. Dies erleichtert Ihnen das Auffinden von Dateien. Wenn sich alle Ihre Grafiken in einem einzigen Ordner befinden, können Sie beispielsweise mit der Filmstreifenansicht und der Diashow in Windows Explorer das richtige Bild für Ihren Newsletter finden.
6. Vermeiden Sie große Ordnerstrukturen. Wenn Sie so viele Unterordner in einem Ordner ablegen müssen, dass Sie nicht alle auf einen Blick sehen können, sollten Sie ein alphabetisches Menü erstellen.
7. Speichern Sie keine unnötigen Dateien. Seien Sie wählerisch bei den Dateien, die Sie behalten. Sie müssen sie wahrscheinlich nicht alle behalten. Bei E-Mails müssen Sie beispielsweise selten alles behalten, was Sie erhalten.
8. Organisieren Sie die Dateien nach Datum. Verwenden Sie ein Datum im Dokumentnamen, z. B. jqp07252006. Dies würde den 25. Juli 2006 bedeuten. Dadurch werden alle JQP-Materialien nach Datum sortiert.
9. Verwenden Sie gebräuchliche Namen. Um die Suche nach Dokumenten zu erleichtern, benennen Sie Ihre Dateien und Ordner mit leicht zu findenden Namen wie Modellnummern, Projektnamen oder der Projektleitung im Titel.