Wenn Sie die gleichen Nachrichten regelmäßig versenden (z. B. Anweisungen zu Ihrem Haus, monatliche Erinnerungen an die Mitarbeiter usw.), können Sie durch die Verwendung (und Wiederverwendung) von vorgefertigten Nachrichten viel Zeit sparen.
1. Öffnen Sie Outlook.
2. Gehe zu Navigationsbereich.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Entwürfe und wählen Sie Neuer Ordner.
4. Beschriften Sie den neuen Ordner wie Vorgefertigte Antworten oder Vorgefertigte Nachrichten.
5. Wenn Sie Nachrichten für Zuhause und für die Arbeit erstellen möchten, können Sie Unterverzeichnisse für Ihren neuen Ordner erstellen.
6. Erstellen Sie eine Neue Nachricht wie Sie es normalerweise tun würden.
7. Verwenden Sie für die Nachricht einen richtigen (aber beschreibenden) Betreff.
8. Speichern Sie die neue Nachricht (adressieren oder senden Sie sie nicht!).
9. Nachdem Sie Ihre vorgefertigten Nachrichten erstellt haben, ziehen Sie sie aus Entwürfe in dein Ordner "Canned Responses" (oder Unterordner).
Wenn Sie nun das nächste Mal eine dieser E-Mails senden, wechseln Sie zum Ordner "Canned Responses", klicken Sie mit der rechten Maustaste, und ziehen Sie die E-Mail in den Ordner Entwürfe und wählen Sie Kopieren aus dem Kontextmenü. Wählen Sie die kopierte E-Mail aus, adressieren und versenden Sie sie.